Como prestar contas ao proprietário sem demora
Prestar contas sem demora depende de registrar corretamente cada operação durante o mês. Se as despesas só forem organizadas no dia do repasse, a emissão do PDF será rápida, mas a conferência continuará lenta. Mantenha recebimento, taxa, despesa autorizada e transferência ligados à mesma referência de imóvel e competência.
A rapidez começa antes de gerar o demonstrativo
O demonstrativo deve responder quanto foi recebido, o que foi deduzido, qual saldo pertence ao proprietário e o que efetivamente foi transferido. Quando esses valores forem diferentes, explique a diferença. Uma previsão de repasse não deve aparecer como pagamento concluído apenas para encerrar o atendimento.
Prepare uma fila de itens prontos e outra de exceções
Separe operações conciliadas daquelas que ainda dependem de identificação de pagamento ou aprovação de despesa. Não impeça a conferência de toda a carteira por uma única divergência, mas também não esconda a divergência num total consolidado. O proprietário deve receber informação coerente com os imóveis que lhe pertencem.
Antes do envio, confira destinatário, período, unidade e anexos. Uma mensagem com números corretos enviada ao proprietário errado continua sendo um erro grave. Prefira gerar o documento a partir dos vínculos cadastrados e revisar a prévia antes de disparos em lote.
Exemplo de prestação objetiva
Um aluguel de R$ 3.000 foi recebido, a taxa contratada é R$ 300 e há manutenção autorizada de R$ 180. O saldo ilustrativo é R$ 2.520. Se a transferência de R$ 2.520 ainda não ocorreu, o documento deve apresentar saldo a repassar. Depois de realizada e conferida, registre data e comprovante, sem mudar a natureza dos lançamentos originais.
A explicação não precisa ser longa. Uma linha para cada origem, referência ao documento e total conferível é mais útil do que um texto genérico afirmando que está tudo certo. O recibo de quantias pagas pelo locatário também deve ser discriminado, conforme o art. 22, VI, da Lei do Inquilinato. [LOC]
O que fazer quando um fato chega depois do envio
Se uma tarifa, estorno ou despesa autorizada aparecer depois, registre ajuste com referência ao demonstrativo anterior. Informe a alteração ao proprietário. Não substitua silenciosamente o arquivo já entregue, pois o destinatário pode utilizá-lo em sua própria organização financeira.
A proposta da eencia reúne cobrança e repasse para reduzir reentrada de valores. O controle continua dependendo de separar operações concluídas de pendências. A velocidade desejável é a de obter uma prestação de contas explicável, não a de enviar um documento antes de conferir seu conteúdo.
Perguntas frequentes
Posso enviar antes de transferir?
Sim, desde que o documento identifique claramente valor devido ou previsto, sem chamar de repasse realizado algo que ainda não ocorreu.
Devo anexar todos os documentos do cliente?
Não. Compartilhe o necessário à prestação de contas e mantenha os demais arquivos protegidos. Comprovantes pertinentes podem ser disponibilizados de forma controlada.
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