Checklist mensal de um corretor que administra imóveis

O checklist mensal serve para produzir uma fotografia confiável da carteira em determinada competência. Ele não deve ser apenas uma lista de mensagens enviadas. Defina quando os dados serão extraídos, quais recebimentos entram no período e como serão tratadas movimentações posteriores. Sem corte, o demonstrativo enviado numa segunda-feira pode não ser reproduzível na sexta-feira.

Um fechamento mensal tem começo e ponto de corte

Separe preparação, acompanhamento e fechamento. Na preparação, confira contratos e cobranças previstas. No acompanhamento, trate recebimentos, falhas de envio e atrasos. No fechamento, reconcilie valores e emita demonstrativos. Repetir todas as etapas todos os dias consome tempo; ignorá-las até o último dia deixa pouco espaço para resolver divergências.

Antes dos vencimentos

Revise contratos que começam, terminam ou mudam de valor no período. Confira se a agenda de cobranças acompanha essas alterações. Verifique pagador, competência, beneficiário e método disponível. Um endereço de e-mail atualizado é importante, mas não corrige uma cobrança vinculada ao contrato errado.

Confira ainda despesas aprovadas que poderão afetar repasses. A aprovação deve indicar imóvel, valor e responsabilidade pelo pagamento. O lançamento de uma despesa não significa que ela já foi paga ou que pode ser deduzida de qualquer proprietário. Quando faltar documentação, deixe a pendência visível e não complete a informação por suposição.

Durante e depois dos vencimentos

Consulte confirmações de pagamento e trate eventos inconclusivos antes de disparar cobrança de atraso. Separe valores pagos, parcialmente pagos, estornados e em análise. Depois prepare a relação de repasses com base em recursos efetivamente disponíveis e nas condições contratadas. O valor devido ao proprietário e a transferência realizada são duas informações diferentes.

No fechamento, compare o relatório do sistema com os extratos pertinentes. Conserve a versão do demonstrativo enviado. Se um recebimento tardio alterar o período, emita ajuste identificável em vez de substituir silenciosamente o documento. O proprietário precisa compreender tanto a fotografia original quanto o fato novo.

Exemplo de fechamento com uma pendência

Uma carteira tem dez obrigações no mês. Nove foram pagas; a décima está em análise porque o pagador enviou um comprovante que ainda não corresponde a um crédito identificado. O fechamento pode registrar nove recebimentos e uma pendência, sem inventar quitação nem esconder o caso. A conferência posterior deve apontar o documento original e a conclusão alcançada.

Use a organização da eencia para manter essa sequência ligada aos registros, mas não trate automação como dispensa de revisão. A maior utilidade do checklist é revelar o que ainda impede o fechamento, não produzir uma marcação verde em todas as linhas.

Perguntas frequentes

Preciso esperar todas as cobranças serem pagas para fechar o mês?

Não. O fechamento pode registrar obrigações em aberto e divergências. O importante é mostrar o estado verdadeiro na data de corte.

Posso alterar um demonstrativo já enviado?

Corrija quando necessário, preservando a versão anterior, a razão do ajuste e a comunicação ao destinatário. Substituição sem histórico dificulta conferência.